Yükleniyor...

Yükleniyor...
 
  • Türkçe
  • English
facebook twitter instagram
-11°C
ETKİNLİK TAKVİMİ

MÜDÜRLÜKLERİMİZ

Yazı İşleri Müdürlüğü

Şaziye MARUL
Yazı İşleri Müdürü
Birimler

Genel Evrak Birimi

- Belediyemiz adına gelen ve giden her türlü posta, tebligat, mektup ve havaleleri Başkanlık adına alıp, ilgili müdürlüklere ulaştırmak. - Belediyemize çeşitli kurum ve kuruluşlardan gelen, ayrıca belediyemiz bünyesinde yer alan müdürlükler ile dış birimler arasında giden evrakların kayıt işlemleri sistemli bir şekilde yürütülerek, zimmet usulü ile ilgili müdürlüklere iletmek. - Vatandaştan gelen dilekçeleri kaydettikten sonra Başkanlığa bilgi vermek ve ilgili müdürlüklere iletmek, - Gizli yazıların mevzuata uygun olarak teslim alınması ve ilgili makama teslim edilmesini sağlamak. - Vatandaşlara gönderilen evrakların ve zimmet usulü ile verilemeyen evrakların posta zimmet irsaliyelerinin hazırlanması ve belediyemize ait posta ücret ödeme makinesinden geçirilerek PTT Müdürlüğüne teslim etmek. - İç ve Dış Yazışmaların Resmi Yazışma Standartlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak. - İzmit Kaymakamlığı, Vilayet Makamı ve Riyaset Makamından gelen tamimleri müdürlüklere ve başkan yardımcılarına tebliğ etmek. - Belediye Başkanın vekâlet yazılarını hazırlamak, gereği için İzmit Kaymakamlığına, bilgi için Büyükşehir Belediye Başkanlığına iletip, vekâlet edecek meclis üyesine bilgi vermek. - Yazı İşleri Müdürlüğüne diğer müdürlüklerden gelen evrakların kayıt işlemi yapılarak istenen cevap yazıları hazırlanarak ilgili müdürlüğe göndermek. -Müdürlük tahakkuklarının düzenlenmesi.

Encümen Birimi

1- Belediye Başkanı tarafından Encümene havale edilen tevhit, ifraz, kaçak inşaat, hisse satışı, istimlâk, şuyulandırma , ihale, asker aile yardımı, aktarma, imha, kesin hesap, bütçe, zabıt varakası, yola terk, hizmet alımı, sözleşmeli personel alımı, Emniyet’ten gelen tutanaklar gibi muhtelif konular ile ilgili müdürlüklerden gelen evrakların kontrolünü yaparak gündeme almak. 2- Gündeme alınan ve Encümen toplantısı neticesinde karara bağlanan evrakları Encümen karar defterine yazarak gündemi kapatıp, Encümen üyelerinin imzalarını almak. 3- Alınan kararları bilgisayar ortamında sistemli bir şekilde yazmak. 4- Yazılan kararlardan iki asıl, bir suret çıktısı alınıp; sureti “Aslı Gibidir” imzalı yaparak ilgili müdürlüğüne, diğer iki asılı Encümen üyelerinin imzaları alınmak üzere dosyalamak. 5- Müdürlüğümüzün ihtiyacı olan malzemelerin satın alma işlemlerini yapmak. 6- Müdürlüğümüzün Kayıt Kontrol işlemlerini yapmak. 7- Müdürlüğümüzün yıllık Demirbaş sayımını yapmak.

Meclis Birimi

1 - Her ayın ilk haftasında yapılması gereken meclis toplantılarının gününü müdürlüklere duyurmak. 2 - Meclis toplantısı öncesi gerekli hazırlıkları yapmak ( Toplantı yerini ayarlanması, gündemin hazırlanması, gazete veya web sayfasında yayınlanması) 3 - Meclis gündemi ve tutanak özetlerinin zarflanarak meclis üyelerine Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından tutanakla imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak. 4 - Mecliste alınan kararları yazılı hale getirip üst yazıları yazılarak konusuna göre İzmit Kaymakamlığı ve Büyükşehir belediyesinin onayına sunmak ve evrakların ilgili müdürlüğüne iletilmesini sağlamak. 5 - Meclis kararları, tutanak özeti ve komisyon raporlarını web sayfasında yayınlanmasını sağlamak. 6 - Mecliste alt komisyonlara havale edilen kararların komisyonlarda görüşülmesini sağlamak. 7 - Komisyonlardan çıkan kararları rapora dönüştürüp, yazılan komisyon raporlarını tekrar meclise sunmak. 8-Mecliste karara bağlanan komisyon raporlarını Meclis kararı şeklinde hazırlayıp, üst yazısı yazılarak konusuna göre İzmit Kaymakamlığı ve Büyükşehir Belediyesinin onayına sunmak ve evrakların ilgili müdürlüğüne iletilmesini sağlamak. 9 - Komisyon defterlerini tutmak. 10- Meclis kararlarını Meclis karar defterine yapıştırılarak Başkana ve katiplere imzalatılarak arşivlenmesini sağlamak. 11- Meclis toplantılarının tüm kasetleri yazılı hale getirilerek Başkana ve katiplere imzalattırılarak arşivlenmesini sağlamak. 12- Belediye Meclisinin çalışmalarında 09.10.2005 tarih ve 25961 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği başta olmak üzere, İçişleri Bakanlığınca yayımlanan yönetmelik, Genelge ve diğer mevzuatın takip ve uygulamasını yapmak. 13- Meclis üyeleri tarafından başkanlık makamına sunulan yazılı ve sözlü önergelerin seyrinin takip edilerek ilgililere bilgi vermek. 14- Belediye Meclis üyelerinin huzur hakları ve vekâlet ücretleri puantaj cetvellerinin hazırlanmasını ve ilgili müdürlüğüne iletilmesini sağlamak.

Evlendirme Birimi

Evrakları tamamlanan çiftlerin nikahlarını kıymak ve uluslar arası aile cüzdanı vermek. Evlenmek isteyen çiftlere salon tahsisinde bulunmak. Şartları uygun olan yabancı uyruklu çiftleri evlendirmek. Eşlerden birinin veya ikisinin cezaevinde tutuklu bulunduğu durumlarda akitleri gerçekleştirmek. Evlendirme Birimine gelebilme ihtimali olmayan özel durumdaki insanların nikâhını ikametlerinde kıymak. Nikahları kıyılan çiftlerin evlenme bildirimlerini nüfus müdürlüğüne bildirilmesini sağlamak.

Evlendirme Birimi Kültür Merkezleri için buraya tıklayınız...

Arşiv Birimi

1- Belediye bünyesindeki tüm birimlerin arşivlerinde bulunup da kendi arşivlerinde muhafazasına lüzum kalmayan evrak, dosya, defter ve benzeri arşivlik malzemeyi teslim alıp, gerektiğinde birimlerin hizmetine sunabilmek amacı ile tasnifleyerek arşivlemek, 2- Muhafazasına lüzum görülmeyenlerin ise 29.08.1988 tarihli ve 3473 sayılı ‘Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun’un 6 ncı maddesine göre ayıklanarak imha edilmesini sağlamak, 3- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve yürürlükteki diğer mevzuat hükümlerine göre yürütmek, 4- Birimlerin arşiv çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak, 5- Kurumun arşiv hizmetlerini Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak yapmak,